Bij een van mijn laatste vaktechnische overleggen liet een collega zich ontvallen dat hij graag gebruikmaakt van AI voor het transcriberen van zijn auditgesprekken. Het was zo handig: hij hoefde zich alleen nog maar op het gesprek te focussen. Later kon hij (weer met AI) de transcripties gebruiken om snel een rapport op te stellen. Hij was lyrisch. Snel en makkelijk je werk doen!
Van auditklanten krijg ik ook regelmatig de vraag waarom ik nog steeds aantekeningen typ in plaats van AI te gebruiken. De software is tegenwoordig toch zo geavanceerd?! En toch, ik vertik het — en daar heb ik een aantal redenen voor.
Ik mag hopen dat het inmiddels wel redelijk bekend is dat je bij dergelijke diensten informatie deelt met het bedrijf achter de software. Wat tijdens een audit besproken wordt, is vertrouwelijk en mag mijns inziens niet zomaar gedeeld worden met derden. Dat AI fouten kan maken, is ook geen onbekend fenomeen meer. Bijvoorbeeld: de software verstaat ‘een’ waar je ‘geen’ zei. Dat lijkt een kleine fout, maar de gevolgen kunnen in een audit groot zijn.
Hoewel deze redenen afzonderlijk al sterk genoeg zijn om geen AI-transcriptie te gebruiken, is er voor mij een derde reden — een die te maken heeft met vaktechniek en -ethiek.
Tijdens audits voer je gesprekken met mensen. Alles wat met de auditee besproken wordt, wordt vastgelegd: elke opmerking, elke verspreking, elke ‘uh’ en ‘ah’, elke grap en dus ook dat wat in vertrouwen wordt gedeeld. Ook zaken die in vertrouwen worden gedeeld maar niet per se een plaats hebben in de auditrapportage.
In mijn optiek moet je tijdens een audit een open gesprek kunnen voeren. De auditee moet zich vrij voelen om open, eerlijk en volledig antwoord te geven op vragen. Het gesprek moet plaatsvinden in een veilige omgeving. Voor een dergelijk gesprek is vertrouwen essentieel.
Dat vertrouwen is er simpelweg niet als alles wordt opgenomen en uitgeschreven. Het vertrouwen is er evenmin wanneer de mogelijkheid bestaat dat wat de auditee zegt later tegen hem gebruikt zou kunnen worden. Bij gevoeligere onderwerpen slaat het gesprek dood. Met andere woorden: als auditor kun je je werk minder goed doen. De kwaliteit van de audit (inhoudelijk) wordt lager en gesprekken zullen stugger verlopen. Auditees zullen meer op hun hoede zijn en gereserveerd reageren.
Voor de duidelijkheid: ik ben geen tegenstander van AI als zodanig. AI is een stuk gereedschap — maar je moet weten in welke situatie je het wel of niet kunt gebruiken.